Défense
Client : Défense – Département Stratégie (Task Force Présidence belge de l'UE 2024)
Date : 2024
Contexte
De janvier à juin 2024, la Belgique a assuré la présidence du Conseil de l'Union européenne. Cette période a constitué une opportunité stratégique pour souligner le rôle de la Belgique en tant qu'État membre fiable et constructif de l'UE, tout en mettant en avant l'expertise nationale et la capacité organisationnelle au niveau européen.
Pour toutes les activités liées à la défense dans le cadre de la présidence, la Défense belge a créé la Task Force TF24, chargée de la préparation, de la coordination et de la mise en œuvre d'une série d'événements internationaux de haut niveau.
À l'issue d'une procédure de marché public, TMAB Business Events a été désignée partenaire officiel pour soutenir l'organisation de quatorze activités clés de la Défense liées à la présidence.
Défi
Le programme exigeait l'organisation de nombreux événements de haut niveau avec des ministres européens, des représentants de la défense, des délégations internationales et des acteurs institutionnels de premier plan. Ces événements exigeaient un respect strict des protocoles, une coordination en matière de sécurité, une qualité de production élevée et une exécution opérationnelle sans faille, dans le respect des délais et des contraintes budgétaires fixés.
En outre, l'évolution du contexte politique et opérationnel exigeait une flexibilité constante et une adaptation rapide, tout en conservant une fiabilité absolue.
Solution
TMAB Business Events a nommé un chef de projet dédié et s'est intégré de manière transparente dans la structure de planification de TF24, agissant comme une extension des équipes de la Défense.
Les éléments importants de l'approche de TMAB étaient les suivants :
- Gestion complète du projet et coordination opérationnelle
- Sélection des sites et planification logistique sur plusieurs sites
- Organisations d'événements conformes au protocole et gestion des délégations
- Production créative et technique d'événements dans le respect des exigences du ministère de la Défense
- Coordination sur place et mise en œuvre résistante aux crises
- Flexibilité continue pour s'adapter aux changements de programme
Pendant la préparation et la mise en œuvre, TMAB a mis en place des structures de responsabilité claires tout en restant flexible, ce qui a permis au ministère de la Défense de garder le contrôle stratégique tout en pouvant compter sur une organisation professionnelle des événements.
Impact
Cette collaboration a permis d'organiser avec succès quatorze événements liés à la défense dans le cadre du programme de la présidence belge de l'UE. Ces événements ont été menés de manière efficace et professionnelle, en parfaite adéquation avec les attentes du ministère de la Défense et les exigences de visibilité au niveau européen.
Au-delà du succès opérationnel, cette collaboration s'est transformée en un véritable partenariat, fondé sur la confiance, l'engagement proactif et un dévouement commun à l'excellence. L'engagement et la réactivité de TMAB ont été reconnus comme des contributions essentielles au succès global des activités de présidence de la Défense.
Scope – chiffres clés
- 14 Événements liés à la défense organisés dans le cadre de la présidence
- Participation à haut niveau au niveau européen et international
- Coordination sur plusieurs sites en Belgique
- Entièrement opérationnel et gestion de la production
- Intégration dans les processus de planification de la Défense TF24
Témoignage du client
La Défense belge a officiellement reconnu la contribution de TMAB et a déclaré que l'implication proactive de TMAB lors de la planification et de l'exécution avait été cruciale pour la réussite de l'organisation des événements de la Défense pendant la présidence belge du Conseil de l'Union européenne.