En 2009, TMAB Business Events a été contactée par Flagis, l'association flamande des utilisateurs professionnels de systèmes d'information géographique (SIG) et de données spatiales. Celle-ci recherchait un partenaire capable d'élaborer et de mettre en œuvre un concept visant à rassembler physiquement chaque année les acteurs du secteur des SIG. C'est ainsi qu'est né GIS-o-TOPO-lis, un salon et un congrès consacrés aux applications SIG, rebaptisé par la suite BeGeo à la demande de l'Institut géographique national.

Fort de cette longue expérience et d'une connaissance approfondie du secteur et du marché, TMAB Business Events a été sollicité par SIGGIS (aujourd'hui Merkator Groep) et ESRI pour rapprocher ses solutions globales du client, à l'image du modèle néerlandais. C'est ainsi qu'est né ArcGIS. Dès sa première édition en 2024, cet événement a attiré plus de 500 participants.

ArcGIS est une conférence annuelle qui rassemble des experts en SIG afin de découvrir les dernières mises à jour logicielles et de partager des exemples concrets. Après une brève séance plénière d'ouverture, tous les participants se répartissent entre une dizaine d'ateliers techniques approfondis et de formations destinées aux utilisateurs de logiciels. L'objectif d'ArcGIS est de favoriser l'échange de connaissances sur, entre autres, les jumeaux numériques, les modèles urbains en 3D, l'analyse cartographique et les intégrations dans le cloud.

Afin de limiter les coûts de cet événement gratuit pour tous les participants pour les commanditaires, et pour garantir un soutien plus large à ArcGIS de la part du secteur des SIG, TMAB a également attiré d'autres entreprises sponsors. Ainsi, lors de la dernière édition, 9 partenaires ont présenté leur offre dans l’espace de restauration sous la forme d’un stand de parrainage personnalisé (durable, car réutilisable, avec par exemple une table haute personnalisée en Reboard/carton), ainsi que dans le cadre du programme de la conférence lors d’une session « Vendor » à caractère non commercial. Afin de garantir l’uniformité et l’identité de marque, TMAB se charge de la mise en page, de l’impression et de la mise en place des panneaux d’information, de sorte que chaque sponsor se présente de manière claire et reconnaissable.

Chaque année, TMAB assure pour ArcGIS l'organisation complète, pour le compte d'ESRI et de SIGGIS/Merkator Groep :

• Concept global : conception graphique, calendrier, planification à rebours, concept créatif, répartition des tâches, gestion du budget, rapports
• Recherche de sponsors : élaboration du dossier de sponsoring, envois par e-mail, prospection téléphonique, briefing et facturation, collecte de supports de sponsoring pour l'image de marque et les sacs cadeaux
• Communication : rédaction, mise en page et envoi de campagnes multilingues de recrutement de participants vers nos propres bases de données TMAB (conformes au RGPD) – via des mailings personnalisés, les réseaux sociaux, des communiqués de presse, le site web et une page d'inscription en ligne sécurisée (développée en interne) – « Save the date », e-mails d’inscription et de confirmation, programme et informations pratiques, briefing des intervenants et scripts, badges nominatifs, signalétique, remerciements et évaluation, y compris un service d’assistance disponible 24 h/24 et 7 j/7
• Suivi sur place pendant le montage, l'événement et le démontage
• Développement d'une application événementielle visant à favoriser le réseautage, afin, par exemple, que des personnes partageant les mêmes centres d'intérêt puissent se retrouver en direct aux points de rencontre spécialement prévus à cet effet
• Concours visant à inciter tous les participants à visiter tous les stands des sponsors
• Organisation logistique : analyse comparative du site, aménagement, mobilier, image de marque, restauration, support audiovisuel, orientation, image de marque, …
• Contrôle qualité : identité visuelle, RGPD, briefing des intervenants, RSE, développement durable, plan d'urgence, gestion du programme et du temps, débriefing, statistiques et analyse, …

notre client se chargeant uniquement de l'élaboration du programme et de la sélection des intervenants. Ainsi, tous les collaborateurs d'ESRI et de SIGGIS peuvent, pendant l'événement, se concentrer pleinement sur les échanges avec le public cible présent, à savoir leur clientèle.

En raison du caractère récurrent de cet événement, TMAB s'occupe tout au long de l'année du bilan de l'édition précédente et de la préparation de la suivante. À l'issue de l'événement, toutes les statistiques sont collectées et analysées, et sur cette base, TMAB rédige une note de synthèse présentant tous les points forts et les axes d'amélioration. Toutes les deux semaines, TMAB présente l’avancement des travaux aux responsables marketing des deux entreprises mandantes, et grâce à notre planification rétrospective, chaque personne concernée sait ce qu’on attend d’elle et à quel moment, ainsi que la date de lancement des principales actions telles que la recherche de sponsors et de participants, l’organisation logistique, etc. C’est ainsi que règne depuis des années une relation de confiance agréable entre l’équipe marketing et la direction de SIGGIS et d’ESRI, d’une part, et le chef de projet et l’assistant de projet de TMAB, d’autre part, qui pilotent en interne notre équipe de production et collaborent activement avec notre direction afin d’améliorer encore davantage chaque édition, tant sur le plan conceptuel que sur le plan organisationnel.

Toutes les coordonnées, le programme, tous les aspects logistiques, le calendrier inversé, la conception graphique, le plan de communication, etc. : tous ces détails sont consignés dans un scénario qui est mis à jour après chaque réunion et qui constitue ainsi, pendant la mise en place et l'événement, un guide parfait pour toutes les personnes concernées.

ArcGIS est un événement annuel qui s'est tenu successivement à l'Event Lounge de Bruxelles (2024), à l'Hôtel des Douanes de Bruxelles (2025) et à l'Elizabethzaal d'Anvers (2026). Lors de la dernière édition, nous avons compté 9 sponsors, 58 intervenants et 439 participants.

Pertinence de cette référence

• Tant GIS-o-TOPO-lis à l'époque que BeGeo et aujourd'hui ArcGIS constituent un concept global proposé par TMAB Business Events, qu'il s'agisse de la définition du public cible, de la préparation et de la planification, de la répartition des tâches, de l'organisation logistique, du calendrier, de la gestion budgétaire, de la planification à rebours, de la coordination sur place, etc.
• Grâce à son caractère récurrent, TMAB Business Events continue, en collaboration avec ses clients, de renforcer chaque année la réputation de cet événement phare, en s'appuyant sur les résultats des enquêtes et l'analyse de toutes les données statistiques.
• Ce concept global, qui rassemble deux entreprises commanditaires, de nombreux partenaires sponsors et intervenants, ainsi que des centaines de participants répartis dans 10 salles parallèles, exige de la diplomatie et de la flexibilité, de l'expérience et un suivi minutieux.