In 2009 werd TMAB Business Events gecontacteerd door Flagis, de Vlaamse vereniging voor professionele gebruikers van geografische informatiesystemen (GIS) en ruimtelijke data. Zij zochten een partner die een concept kon uitwerken en vormgeven om jaarlijks de GIS-sector fysiek samen te brengen. Hieruit ontstond GIS-o-TOPO-lis, een beurs en congres rond GIS-toepassingen, naderhand herdoopt tot BeGeo in opdracht van het Nationaal Geografisch Instituut.

Vanuit deze jarenlange ervaring en grondige sector- en marktkennis werd TMAB Business Events door SIGGIS (thans Merkator Groep) en ESRI verzocht om naar Nederlands model hun totaaloplossingen dichter bij de klant te brengen. Zo ontstond ArcGIS. Van bij de 1e editie in 2024 trok dit event meer dan 500 deelnemers.

ArcGIS is een jaarlijkse conferentie waar GIS-experts samenkomen om de nieuwste software-updates te bekijken en praktijkvoorbeelden te delen. Na een korte plenaire openingssessie worden alle deelnemers verdeeld over een 10-tal diepgaande technische workshops en trainingen voor softwaregebruikers. Het doel van ArcGIS is het uitwisselen van kennis over o.a. Digital Twins, 3D-stadsmodellen, kaartenanalyses en cloudintegraties.

Om de kosten van dit gratis event voor alle deelnemers beperkt te houden voor de opdrachtgevers, en om ervoor te zorgen dat ArcGIS breder zou gedragen worden door de GIS-sector, heeft TMAB ook andere sponsorende bedrijven aangetrokken. Zo presenteerden de voorbije editie 9 partners hun aanbod in de cateringzone onder de vorm van een gepersonaliseerde sponsorstand (duurzaam, vanwege herbruikbaar met bv. gepersonaliseerde statafel in reboard/ karton), en in het conferentieprogramma in een niet-commerciële Vendor session. Voor uniformiteit en merkidentiteit verzorgt TMAB de opmaak, druk en plaatsing van de infoborden, zodat elke sponsor zich op overzichtelijke herkenbare wijze voorstelt.

TMAB staat bij ArcGIS jaarlijks in voor de volledige organisatie, in opdracht van ESRI en SIGGIS/Merkator Groep:

• Totaalconcept : grafische vormgeving, timing, retroplanning, creatief concept, taakverdeling, budgetbeheer, rapportering
• Sponsorwerving : samenstelling sponsordossier, mailings, telefonische prospectie, briefing en facturatie, verzamelen sponsormaterialen voor branding en goodie bags
• Communicatie : copywriting, opmaak en verzending meertalige deelnemerswerving naar eigen TMABdatabases (GDPR conform) – via gepersonaliseerde mailings, sociale media, perscommuniqué, website en beveiligde online registratiepagina (inhouse ontwikkeld) – Save the date, registratie en bevestigingsmails, programma en praktische info, sprekersbriefing en scripts, naambadges, signalisatie, bedanking en evaluatie, incl. 24/7 helpdesk
• On site opvolging tijdens opbouw, event, afbouw
• Ontwikkeling eventAPP om het netwerken te stimuleren, zodat bv. gelijkgestemden live afspreken op de speciaal voorziene meeting points
• Wedstrijd om zo alle deelnemers te stimuleren om alle sponsorstands te bezoeken
• Logistieke organisatie : benchmark locatie, inrichting, meubilair, branding, catering, AV-ondersteuning, oriëntatie, branding, …
• Kwaliteitsbewaking : huisstijl, GDPR, sprekersbriefing, CSR, duurzaamheid, contingentieplan, programma- en tijdsbeheer, debriefing, statistieken + analyse, …

waarbij onze opdrachtgever enkel instaat voor de samenstelling van het inhoudelijke programma en de selectie van de sprekers. Zo kan elkeen binnen ESRI en SIGGIS zich tijdens het event maximaal focussen op contacten met het aanwezige doelpubliek, hun cliënteel.

Vanwege het recurrente karakter van dit event is TMAB het jaar rond bezig met de afhandeling van vorige editie en de voorbereiding van de volgende. Na afloop worden alle statistieken verzameld en geanalyseerd, en op basis daarvan schrijft TMAB een conceptnota uit met alle sterktes en verbeterpunten. Om de 2 weken legt TMAB de voortgang voor aan de Marketing-verantwoordelijken van beide opdrachtgevende bedrijven, en dankzij onze retroplanning weet elke betrokkene wat wanneer van hem verwacht wordt, en wanneer welke grote actiepunten zoals sponsor- en deelnemerswerving, logistieke organisatie edm worden opgestart. Zo heerst sinds jarenlang een aangename vertrouwensrelatie tussen het Marketingteam en Management van SIGGIS en ESRI, en de Project Manager en Project Assistant van TMAB, die intern ons productieteam aansturen en actief samenwerken met ons Management om zowel conceptueel als praktisch organisatorisch elke editie nog beter vorm te geven.

Alle contactgegevens, het programma, alle logistieke aspecten, de retroplanning, grafische vormgeving, het communicatieplan, enz – alle details worden opgenomen in een draaiboek dat na elke bespreking wordt bijgewerkt en zo tijdens opbouw en event de perfecte leidraad vormt voor alle betrokkenen.

ArcGIS is een jaarlijks event dat achtereenvolgens plaatsvond in Event Lounge Brussel (2024), Hotel des Douanes Brussel (2025) en Elizabethzaal Antwerpen (2026). Op de recentste editie telden we 9 sponsors, 58 sprekers en 439 deelnemers.

Relevantie van deze referentie

• Zowel destijds GIS-o-TOPO-lis, alsook BeGeo en nu ArcGIS is een totaalconcept van TMAB Business Events, qua doelgroepbepaling, voorbereiding en planning, taakverdeling, logistieke organisatie, timing, budgetbeheer, retroplanning, on site coördinatie, enz
• Dankzij het recurrente karakter bouwt TMAB Business Events samen met de opdrachtgevers jaarlijks op basis van de resultaten van de enquetes en de analyse van alle statistische gegevens verder aan de reputatie van dit representatieve event
• Het totaalconcept met 2 opdrachtgevende bedrijven, vele sponsorende partners en sprekers, honderden aanwezigen verspreid over 10 parallelle zalen, vergt diplomatie en flexibiliteit, ervaring en minutieuze opvolging