Dans le cadre de la présidence belge du Conseil de l'Union européenne, le SPF Affaires étrangères a confié à TMAB le contrat pour l'organisation de l'ensemble de ses événements ministériels, diplomatiques et administratifs. Cette mission a donné lieu à un programme cohérent d'environ 140 réunions, organisées entre janvier et juin 2024. TMAB a assuré la coordination globale, la conception et la mise en œuvre opérationnelle, la gestion des fournisseurs et le contrôle de la qualité.

Le SPF Affaires étrangères a mis en place un groupe de travail composé de vingt personnes, qui a collaboré avec les responsables de dossier du SPF et de la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'Union européenne, laquelle a également coordonné toutes les initiatives régionales et fédérales. Les services internes Communication, Protocole et Sécurité ont défini les cadres communs relatifs à l’identité visuelle de la BeEU, à l’accréditation, à la sécurité, au protocole diplomatique et au contrôle budgétaire. La TMAB a traduit ces cadres, pour chaque événement, en un concept réalisable, une expérience cohérente pour les participants et des solutions opérationnelles concrètes en matière de lieu, d’aménagement, de communication, d’accueil, de logistique et d’accompagnement.

Forte de son expérience dans l'organisation d'événements nationaux et internationaux pour les administrations publiques à différents niveaux de décision, TMAB s'est chargée de rationaliser la coordination et d'optimiser le budget des différents événements. Par ailleurs, TMAB a veillé à ce que la restauration et tous les autres services respectent les principes de durabilité et de sobriété, a recruté et formé le personnel d’accueil, et s’est chargée de l’équipement technique ainsi que de l’application de l’identité visuelle sur les sites sélectionnés à Bruxelles et ailleurs. TMAB a sélectionné et coordonné les prestataires, notamment pour la restauration, le transport, l’impression et l’animation, et a assuré le suivi sur place lors de chaque événement avec au moins deux coordinateurs.

En l'espace de six mois, la TMAB a organisé environ 140 événements, répartis sur différents sites et dans divers domaines d'action. Le programme comprenait notamment :

• Conférences ministérielles et dîners de gala, en présence de ministres et de membres des délégations des différents États membres de l'Union européenne.
• Conférences consacrées à divers thèmes politiques et destinées à des publics spécialisés, auxquelles participent généralement des délégations composées de deux à quatre représentants par État membre.
• Programmes de plusieurs jours et visites de travail, combinant des sessions thématiques, des visites d'entreprises et d'institutions belges, des activités culturelles, le transport, l'hébergement et l'accueil.
• Petits-déjeuners de travail, réceptions, réunions de travail, dîners et autres formules événementielles, toujours adaptées au niveau, à l'objectif et aux participants de la réunion.

L'un des événements phares de ce programme a été le Conseil du commerce et de la technologie, qui s'est tenu sur plusieurs jours à Louvain : il s'agissait d'une consultation de haut niveau entre l'Union européenne et les États-Unis sur les relations transatlantiques en matière de commerce et de technologie. La délégation américaine était conduite par le ministre des Affaires étrangères Antony Blinken, la ministre du Commerce Gina Raimondo et la représentante au Commerce Katherine Tai. Du côté européen, des responsables politiques et des délégations belges et européennes y ont également pris part. TMAB a coordonné à la fois les discussions dans toutes les salles de réunion du Faculty Club et la visite de l’ensemble de la délégation à l’imec qui a suivi. La combinaison de ces deux lieux a nécessité une coordination minutieuse du programme, de l’aménagement, du transport, de l’accréditation, de la sécurité, du protocole et de l’accompagnement.

Après l'attribution du marché en août 2023, TMAB a organisé chaque semaine une à deux journées d'entretiens d'orientation structurés. À chaque demi-heure, un service organisateur différent présentait ses objectifs, son idée d'événement, son public cible et les préparatifs déjà mis en place, en s'appuyant sur un format élaboré par TMAB. Sur la base de ces entretiens, TMAB a établi pour chaque événement un plan d'action centralisé comprenant les personnes de contact, le calendrier à rebours, la structure du programme, la répartition des tâches et les dispositions relatives à la restauration, à l'audiovisuel, aux supports imprimés, au personnel, au transport, à la sécurité et au protocole. L’application de l’identité de marque lors, notamment, des photos de famille, des moments réservés à la presse et des accueils officiels, ainsi que l’accessibilité, les plans des salles, l’accompagnement multilingue et la signalisation, y ont également été consignés. Toutes les parties concernées disposaient d’un accès permanent aux informations actualisées via un environnement SharePoint sécurisé.

Afin de faciliter la préparation et la mise en œuvre parallèles du programme d’événements, TMAB a renforcé son équipe existante avec huit chefs de projet expérimentés et douze assistants de projet. Ceux-ci ont travaillé au sein d’une structure de projet centralisée et ont coordonné les différents événements avec le groupe de travail, les services organisateurs et les prestataires concernés. Cette méthode de travail évolutive a permis de préparer et de mettre en œuvre environ 140 événements variés en l’espace de six mois, dans le respect des mêmes exigences en matière de qualité, de circulation de l’information, d’identité visuelle, de protocole et de sécurité.

La préparation a débuté quatre mois avant les premiers événements et a nécessité une coordination intensive avec environ 120 interlocuteurs internes aux fonctions, responsabilités et expériences variées en matière d’organisation d’événements. TMAB a adapté son accompagnement aux besoins de chaque service organisateur et a synthétisé les différentes attentes en un planning et une répartition des tâches concrets. La méthodologie établie pour l’analyse des besoins et l’élaboration des scénarios, combinée à des lignes de communication courtes et à un suivi régulier, a permis d’établir des accords clairs et d’assurer une image cohérente de la présidence belge à travers les différents événements et lieux.

Pertinence de cette référence

• L'organisation d'environ 140 événements ministériels, diplomatiques et administratifs en six mois démontre que TMAB est capable de préparer et de mener à bien simultanément des missions complexes dans un contexte gouvernemental et politique sensible. Parallèlement, TMAB a également organisé, pour le compte du ministère de la Défense, des dizaines d'événements variés avec une précision militaire dans le cadre de cette présidence.
• TMAB a réuni un groupe de travail central, environ 120 interlocuteurs internes et divers fournisseurs au sein d’une structure de projet opérationnelle unique, avec des accords clairs en matière de communication, de protocole, de sécurité, d’accréditation, d’accessibilité et de durabilité.
• Cette mission illustre la manière dont TMAB a su transposer les directives institutionnelles et l'identité visuelle de la BeEU en solutions événementielles sur mesure, permettant à chaque rencontre de conserver son public cible et son contenu spécifiques tout en s'inscrivant dans un programme événementiel unique et reconnaissable.

Références visuelles et témoignages

Vous trouverez un aperçu de ces missions et d'autres projets pertinents, accompagnés de témoignages de clients, dans la brochure de présentation de TMAB Business Events : Brochure

Aperçu des événements organisés

• Visite de la Conférence des présidents auprès du chef de l'État belge au Palais d'Egmont à Bruxelles, le 30 novembre 2023.
• Visite du Collège des commissaires au gouvernement belge au Palais Egmont à Bruxelles, le 5 janvier 2024.
• Réunion informelle des ministres du Commerce de l'UE au Palais des Beaux-Arts et au Palais d'Egmont à Bruxelles, les 22 et 23 janvier 2024.
• Réunion ministérielle informelle des Affaires étrangères – Gymnich au Musée de l'Afrique et au Palais d'Egmont à Bruxelles, les 2 et 3 février 2024.
• Conseil informel des Affaires étrangères (ministres du Développement) au Musée Magritte, au Musée royal des Beaux-Arts et au Palais d'Egmont à Bruxelles, les 11 et 12 février 2024.
• Conférence : 7e réunion intersessionnelle du Groupe de travail III de la CNUDCI sur la réforme des mécanismes de règlement des différends entre États et entreprises (ISDS), au Palais d'Egmont à Bruxelles, les 7 et 8 mars 2024.
• « Construire un partenariat UA-UE en matière de santé mondiale pour un accès équitable », au Palais d'Egmont à Bruxelles, le 20 mars 2024.
• Conseil commercial et technologique UE-États-Unis (TTC), à l'Abdij van Park, Faculty Club, à Louvain, les 4 et 5 avril 2024.
• Des systèmes de santé solides, une couverture sanitaire universelle et la protection sociale : les fondements d'un accès équitable, au Lamot Centrum à Malines, les 22 et 23 avril 2024.
• Conseil informel « Affaires générales » au Palais des Beaux-Arts et au Palais d'Egmont à Bruxelles, les 29 et 30 avril 2024.

• Réunion informelle des secrétaires généraux au Musée Horta et au Palais d'Egmont à Bruxelles, les 11 et 12 décembre 2023.
• Réunion extraordinaire du CESE (Comité économique et social européen) au Palais Egmont à Bruxelles, le 30 novembre 2023.
• Réunion informelle des directeurs des affaires européennes, au Musée Magritte, au Palais des Beaux-Arts et au Palais d'Egmont à Bruxelles, les 18 et 19 janvier 2024.
• Réunion informelle des directeurs du CONUN (groupe de travail des Nations Unies) au BIP de Bruxelles et au Coudenberg, à Bruxelles, le 7 février 2024.
• Conférence « Money Talks – L'État de droit et le budget de l'UE » au Résidence Palace à Bruxelles, le 8 mars 2024.
• Réunion informelle des directeurs de la politique de sécurité au Musée Magritte et au Palais Egmont à Bruxelles, les 14 et 15 mars 2024.
• Conférence sur la politique commerciale et les matières premières stratégiques au Palais d'Egmont à Bruxelles, le 26 mars 2024.
• Retraite informelle des directeurs chargés de la non-prolifération et du désarmement au sein de l'UE, au Musée de l'Afrique et au Palais d'Egmont à Bruxelles, les 9 et 10 avril 2024.
• Réunion de coordination IDA21 EU++ à la Résidence Palace à Bruxelles, le 10 avril 2024.
• Réunion informelle du COHOM (Groupe de travail sur les droits de l'homme) à Predikheren et à la caserne Dossin à Malines, les 18 et 19 avril 2024.
• Réunion informelle des membres titulaires du Comité de la politique commerciale au Mémorial de Waterloo et à la Ferme de Mont-Saint-Jean à Waterloo, les 18 et 19 avril 2024.
• Événement « COTER Spotlight » (Commission de la cohésion territoriale et du budget de l'UE) à la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'UE, le 24 avril 2024.
• XL EUFASA (Association des conjoints, partenaires et familles des membres du personnel des affaires étrangères de l'Union européenne) au Musée Magritte et au Palais Egmont à Bruxelles, du 12 au 14 mai 2024.
• Réunion informelle du groupe de travail sur le crédit à l'exportation au Palais d'Egmont à Bruxelles, le 13 mai 2024.
• Réunion informelle du Comité de la politique commerciale « Services et investissements » à l'IMEC et à De Hoorn à Louvain, ainsi qu'au Palais Egmont à Bruxelles, les 16 et 17 mai 2024
• EUDIA / Archives diplomatiques européennes au Palais Egmont à Bruxelles, du 15 au 17 mai 2024.
• Gestion des crises consulaires au Palais Egmont à Bruxelles et à Melsbroek, du 20 au 22 mai 2024
• Réunion des agents des États membres de l'UE auprès de la Cour de justice de l'Union européenne au Palais Egmont et au Musée Horta à Bruxelles, du 30 mai au 1er juin 2024.
• Réunion des directeurs politiques au Palais Egmont à Bruxelles, les 3 et 4 juin 2024.
• Forum d'été de la PSDC civile au Club Prince Albert à Bruxelles, les 4 et 5 juin 2024.
• Réunion informelle du Groupe de travail sur le terrorisme – Aspects internationaux (COTER) au Palais d'Egmont à Bruxelles, le 5 juin 2024.
• Réunion informelle du groupe de travail sur les mesures restrictives de lutte contre le terrorisme (COMET) au Palais Egmont à Bruxelles, les 5 et 6 juin 2024.
• Réunion informelle des chefs du protocole au Palais d'Egmont à Bruxelles, le 7 juin 2024.
• Réunion de la DG au Musée de l'Afrique et au Palais Egmont à Bruxelles, les 13 et 14 juin 2024.
• Réunion des directeurs juridiques de l'UE au Palais Egmont à Bruxelles, les 18 et 19 juin 2024.
• Réunion des cyber-ambassadeurs de l'UE au Palais d'Egmont à Bruxelles, les 20 et 21 juin 2024.
• Événement parallèle à la conférence du COHAFA (Groupe de travail du Conseil sur l'aide humanitaire et l'aide alimentaire) au Palais Egmont à Bruxelles, le 20 juin 2024.
• Réunion informelle du Groupe de travail sur l'Amérique latine et les Caraïbes (COLAC) et du Groupe de travail sur les relations transatlantiques (COTRA) au Musée royal d'Art et d'Histoire, le 24 juin 2024.
• Conférence « Diplomatic Security Colloquium » – au Palais d'Egmont et à l'Hôtel de Ville de Bruxelles, du 24 au 26 juin 2024.

• Discussion informelle sur le genre et l'éducation à la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'UE, le 31 janvier 2024.
• Discussion informelle sur les contextes fragiles à la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'UE, le 13 mars 2024.
• Discussion informelle sur l'évaluation à mi-parcours de la NDICI à la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'UE, le 21 mai 2024.

• Déjeuner VZP – Coreper I à De Beurs à Bruxelles, le 12 janvier 2024.
• Petit-déjeuner informel du groupe de travail CivCom à la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'UE, le 2 février 2024.
• Atelier-petit-déjeuner du groupe de travail COHOM à la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'UE, le 13 février 2024.
• Petit-déjeuner de travail du groupe de travail des conseillers juridiques de la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'UE, le 15 mars 2024.
• Atelier-petit-déjeuner COHOM à la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'UE, le 26 avril 2024.
• Petit-déjeuner informel du CivCom à la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'UE, le 26 avril 2024.

• Séminaire du groupe de travail RELEX (groupe des conseils des relations extérieures) à la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'UE, le 1er mars 2024.
• Séminaire OTAN – UE (COTER) à la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'UE, le 18 mars 2024.
• Séminaire informel sur la mise en œuvre de la politique de diligence raisonnable en matière de droits de l'homme et les points de vue de la société civile, au Palais Egmont à Bruxelles, le 17 mai 2024.
• Séminaire commercial – Développement durable au Palais d'Egmont à Bruxelles, le 27 mai 2024.

• Voyage de presse – Visite des correspondants de l'UE basés à Bruxelles auprès de la présidence belge à Bruxelles, Charleroi, Rixensart et Anvers, du 8 au 10 janvier 2024.
• Voyage du Coreper II à Woluwe-Saint-Pierre, Wavre, Mont-Saint-Guibert, Ottignies-Louvain-La-Neuve, Louvain, Linden et Tervuren, du 25 au 27 avril 2024.
• Voyage du Coreper I à Bruxelles, Anvers, Brugelette et Sint-Pieters-Leeuw, du 16 au 18 mai 2024.
• Voyage COPS à Auderghem, Ostende, Zeebruges, Liège et Herstal, du 12 au 14 juin 2024.

• Attaché de mission CODEV/ACP (groupe « Coopération au développement et partenariats internationaux ») à l'Institut de médecine tropicale, à la Wortelkolonie et au KMSKA à Anvers, du 28 février au 1er mars 2024.
• Attaché chargé des affaires RELEX et des sanctions RELEX au Palais Egmont à Bruxelles et au Havenhuis, sur le bateau Lillo et à De Munt à Anvers, du 17 au 19 mars 2024.
• L'Attaché Trip WPUK (Working Party on the United Kingdom) s'est rendu à Zeebruges, Ostende et Wiels les 18 et 19 avril 2024.
• Voyage « Attaché Trip HYBRID » à l'Institut Hannah Arendt, aux Salons van Dijck et à la caserne Dossin à Malines, du 24 au 26 avril 2024.
• Voyage de l'attaché de l'EUMSS (Groupe de travail sur les questions maritimes) à la base navale de Zeebruges, à NJORD, au port d'Anvers-Bruges et aux écoles navales de Zeebruges et d'Ostende, les 16 et 17 mai 2024.
• Voyage de l'attaché CYBER à Gand, Jupille-sur-Ourthe, Rédu et Bruxelles, du 22 au 24 mai 2024.
• Voyage informel des attachés de la COHAFA au Palais Egmont à Bruxelles et à l'Institut de médecine tropicale d'Anvers, les 28 et 29 mai 2024.
• Voyage de l'attaché du PMG (Groupe de travail politico-militaire) à la Citadelle et au Domaine de Ronchinne à Dinant, à Aerospacelab à Louvain-la-Neuve et à Skeyes à Steenokkerzeel, du 29 au 31 mai 2024.
• Voyage d'attaché du GAC à Bruxelles, Spa et Eupen, les 30 et 31 mai 2024.
• Détachement du CivCom (Comité chargé des aspects civils de la gestion des crises) auprès de la Banque nationale à Bruxelles, du Palais provincial à Namur et de la caserne d'Amay, du 11 au 13 juin 2024.

• Journée de travail du COPS (Comité de politique et de sécurité) à la SABCA à Bruxelles, le 11 janvier 2024.
• Journée de travail de la COEFTA (Groupe de travail de l'Association européenne de libre-échange) à Liège, le 31 janvier 2024.
• Journée hors site du COEST (Groupe Europe de l'Est et Asie centrale) à La Haye, le 8 mars 2024.
• Sortie organisée par le comité de l'EPF (European Peace Facility) dans le Limbourg et à Louvain, du 12 au 14 mars 2024.
• Journée d'excursion du siège de Relex (groupe de réflexion sur les relations extérieures) au Havenhuis et au MAS à Anvers, le 26 avril 2024.
• Journée de reconstruction à DOVO, Tweebronnen et Martin’s Klooster à Louvain, le 24 mai 2024.
• Journée d'étude du FREMP (groupe de travail sur les droits fondamentaux, les droits civils et la circulation des personnes) à Breendonk et Malines, le 28 mai 2024.
• Journée à l'extérieur de la COEFTA à Liège, le 29 mai 2024.
• Sortie MaMa-MOG (groupe de travail Moyen-Orient/Golfe) au Musée royal des Arts et d'Histoire à Bruxelles, le 27 juin 2024.

• Réception d'ouverture de la VZP à la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'UE à Bruxelles, le 3 janvier 2024.
• Réception d'inauguration du groupe de travail CYBER à BeCentral, à Bruxelles, le 10 janvier 2024.
• Réception d'ouverture du groupe de travail VZP – Cops (haut niveau) au Club des guides à Bruxelles, le 10 janvier 2024.
• Réception d'ouverture du groupe de travail CODEV/ACP à la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'UE, le 22 janvier 2024.
• Réception d'ouverture des groupes de travail EUMSS, PMG, EPF, CivCom et RELEX à l'hôtel de ville de Saint-Gilles, le 23 janvier 2024.
• Réception d'ouverture des groupes de travail COELA, COWEB et COEST à la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'UE, le 24 janvier 2024.
• Réception d'inauguration des groupes de travail COASI, COAFR, HYBRID et du NCCN (Centre de crise) à l'Institut des sciences naturelles de Bruxelles, le 29 janvier 2024.
• Réception d'ouverture à l'occasion de la première réunion de travail du COCON sous la présidence belge, à la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'UE, le 7 février 2024.
• Réception d'inauguration du groupe de travail MaMa-MOG à la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'UE, le 8 février 2024.
• Réception d'ouverture des groupes de travail COTRA et COLAC à la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'UE, le 15 février 2024.
• Réception d'ouverture des groupes de travail COEFTA et WPUK à La Rose Blanche, à Bruxelles, le 19 mars 2024.
• Réception de clôture du groupe de travail des conseillers juridiques à la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'UE, le 18 juin 2024.
• Réception de clôture des groupes de travail COEFTA et WPUK au Brouwerhuis à Bruxelles, le 20 juin 2024.
• Réception de clôture VZP – COPS (haut niveau) au Palais des Académies à Bruxelles, le 20 juin 2024.
• Réception de clôture des groupes de travail EUMSS, PMG, Comité EPF, CivCom et RELEX à La Monnaie, à Bruxelles, le 20 juin 2024.
• Réception de clôture de la VZP – Coreper I (Comité des représentants permanents) au musée Wiels à Bruxelles, le 20 juin 2024.
• Réception de clôture des groupes de travail CODEV, ACP et COAFR au Musée d'art et d'histoire, le 27 juin 2024.