Annual Event & Board Meeting
Klant: EREA (Association of European Research Establishments in Aeronautics)
Locatie: Skyline Brussels
Datum: 09-10/12/2025
Over EREA
EREA (Association of European Research Establishments in Aeronautics) is de vereniging die Europa’s toonaangevende onderzoeksinstellingen op het gebied van luchtvaart vertegenwoordigt. Opgericht in 1994 speelt EREA een strategische rol in het versterken van de samenwerking tussen grote Europese onderzoeksorganisaties en in het ondersteunen van de ontwikkeling van luchtvaartonderzoek en innovatie op Europees niveau.
Via haar netwerk van gerenommeerde onderzoeksinstellingen en haar nauwe samenwerking met Europese stakeholders draagt EREA actief bij aan het vormgeven van de toekomst van de Europese luchtvaartsector en haar agenda voor Onderzoek & Innovatie.
Het evenement
Als onderdeel van haar jaarlijkse governance- en stakeholderactiviteiten organiseert EREA in Brussel twee belangrijke opeenvolgende evenementen: het EREA Annual Event en de EREA Board Meeting.
De editie van 2025 vond plaats op 9 en 10 december 2025 in Skyline Brussels, een premiumlocatie in het hart van de Europese wijk.
Het Annual Event bracht ongeveer 100 deelnemers samen, waaronder vertegenwoordigers van Europa’s toonaangevende luchtvaartonderzoeksinstellingen, senior stakeholders uit de industrie en hooggeplaatste besluitvormers van Europese instellingen en het luchtvaartecosysteem. Het programma omvatte keynotepresentaties, high-level paneldiscussies over de toekomst van luchtvaartonderzoek en -innovatie binnen het volgende Multiannual Financial Framework (MFF), de EREA Best Paper Award 2025, en werd afgesloten met een high-level netwerkwalkingdiner.
De Board Meeting, die de volgende dag plaatsvond, bracht ongeveer 20 bestuursleden en senior vertegenwoordigers samen voor strategische discussies en governancekwesties.
TMAB Business Events – Scope of Services
TMAB Business Events werd belast met het full-service management en de end-to-end operationele uitvoering van beide evenementen.
De opdracht omvatte:
- Locatiezoektocht, onderhandeling en contractering van een unieke, centraal gelegen en hoogwaardige eventlocatie
- Coördinatie en opvolging van alle betrokken dienstverleners, waaronder moderator, technische productie, catering, branding, deelnemersgeschenken en eventpersoneel
- Creatie en beheer van het online registratieplatform
- Beheer van deelnemersregistraties en communicatiestromen, inclusief save-the-dateberichten, uitnodigingen, bevestigingen en bedankcommunicatie na het evenement
- Ontwerp en productie van de visuele identiteit van het evenement, launchvideo en on-site brandingmaterialen
- Coördinatie van gepersonaliseerde geschenken voor sprekers en deelnemers
- Volledig on-site eventmanagement, inclusief ontvangstbalie, vestiaire, ondersteuning bij moderatie in de zaal, begeleiding van sprekers, beheer van Q&A, technische regie en toezicht op catering
- Volledig budgetbeheer en financiële opvolging
Deze opdracht toont de bewezen expertise van TMAB Business Events in het succesvol realiseren van high-level Europese institutionele evenementen die strategische planning, operationele excellentie en naadloze stakeholdercoördinatie vereisen.