In het kader van het Belgische voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie gunde FOD Buitenlandse Zaken aan TMAB het contract voor de organisatie van al hun ministeriële, diplomatieke en ambtelijke evenementen. Deze opdracht vormde samen één samenhangend evenementenprogramma van circa 140 bijeenkomsten, uitgevoerd tussen januari en juni 2024. TMAB stond daarbij in voor de overkoepelende coördinatie, conceptuele en operationele uitwerking, leveranciersaansturing en kwaliteitsbewaking.

FOD Buitenlandse Zaken richtte een twintigkoppige taskforce op, die samenwerkte met dossierbeheerders van de FOD en de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de Europese Unie, die ook alle regionale en federale initiatieven aanstuurde. De interne diensten Communicatie, Protocol en Veiligheid bepaalden de gemeenschappelijke kaders voor de BeEU-huisstijl, accreditatie, beveiliging, diplomatiek protocol en budgetbewaking. TMAB vertaalde deze kaders per evenement naar een uitvoerbaar concept, een consistente deelnemerservaring en concrete operationele oplossingen voor locatie, inrichting, communicatie, hospitality, logistiek en begeleiding.

Vanuit haar ervaring met de organisatie van nationale en internationale evenementen voor overheidsdiensten op verschillende beleidsniveaus, stond TMAB in voor het stroomlijnen van de coördinatie en het budgettair optimaliseren van de verschillende evenementen. Daarnaast bewaakte TMAB de catering en alle andere diensten op het vlak van duurzaamheid en soberheid, rekruteerde en instrueerde het onthaalpersoneel en verzorgde het de technische uitrusting en de toepassing van de huisstijl op de geselecteerde locaties in Brussel en daarbuiten. TMAB selecteerde en coördineerde de leveranciers voor onder meer catering, transport, drukwerk en animatie en verzekerde tijdens ieder evenement de on-siteopvolging met minstens twee coördinatoren.

In een periode van zes maanden organiseerde TMAB circa 140 evenementen, verspreid over verschillende locaties en beleidsdomeinen. Het programma omvatte onder meer:

• Ministeriële conferenties en galadiners, met ministers en delegatieleden uit de verschillende Europese lidstaten.
• Conferenties rond uiteenlopende beleidsthema’s voor gespecialiseerde doelgroepen, doorgaans bijgewoond door delegaties van twee tot vier vertegenwoordigers per lidstaat.
• Meerdaagse programma’s en werkbezoeken, met een combinatie van inhoudelijke sessies, bezoeken aan bedrijven en Belgische instellingen, culturele activiteiten, transport, overnachtingen en hospitality.
• Ontbijtsessies, recepties, werkvergaderingen, diners en andere evenementformules, telkens afgestemd op het niveau, de doelstelling en de deelnemers van de bijeenkomst.

Een zeer vooraanstaand evenement binnen dit programma was de meerdaagse Trade and Technology Council in Leuven, een overleg op topniveau tussen de Europese Unie en de Verenigde Staten over de transAtlantische handels- en technologierelaties. De Amerikaanse delegatie werd geleid door minister van Buitenlandse Zaken Antony Blinken, minister van Handel Gina Raimondo en handelsvertegenwoordiger Katherine Tai. Ook aan Europese zijde namen Belgische en Europese beleidsvertegenwoordigers en delegaties deel. TMAB coördineerde zowel het overleg in alle vergaderzalen van de Faculty Club als het aansluitende bezoek van de volledige delegatie aan imec. De combinatie van beide locaties vereiste een nauwkeurige afstemming van programma, inrichting, transport, accreditatie, beveiliging, protocol en begeleiding.

Na de gunning in augustus 2023 organiseerde TMAB wekelijks één tot twee dagen met gestructureerde intakegesprekken. Daarbij lichtte telkens om het half uur een andere organiserende dienst haar doelstellingen, evenementidee, doelgroep en reeds getroffen voorbereidingen toe aan de hand van een door TMAB ontwikkeld format. Op basis van deze intake stelde TMAB voor ieder evenement een centraal draaiboek op met de contactpersonen, retroplanning, programmaopbouw, taakverdeling en afspraken over catering, audiovisuele techniek, drukwerk, personeel, transport, veiligheid en protocol. Ook de toepassing van de merkidentiteit tijdens onder meer familiefoto’s, persmomenten en officiële begroetingen, evenals toegankelijkheid, zaalplannen, meertalige begeleiding en signalisatie, werden hierin vastgelegd. Alle betrokken partijen hadden permanent toegang tot de actuele informatie via een beveiligde SharePointomgeving.

Om de parallelle voorbereiding en uitvoering van het evenementenprogramma te ondersteunen, breidde TMAB zijn bestaande team uit met acht ervaren projectmanagers en twaalf projectassistenten. Zij werkten binnen één centrale projectstructuur en stemden de verschillende evenementen af met de taskforce, de organiserende diensten en de betrokken leveranciers. Deze schaalbare werkwijze maakte het mogelijk om circa 140 uiteenlopende evenementen binnen zes maanden voor te bereiden en uit te voeren volgens dezelfde afspraken over kwaliteit, informatiedoorstroming, huisstijl, protocol en veiligheid.

De voorbereiding startte vier maanden vóór de eerste evenementen en vereiste intensieve afstemming met circa 120 interne contactpersonen met uiteenlopende functies, verantwoordelijkheden en ervaring in evenementorganisatie. TMAB stemde de begeleiding af op de behoeften van iedere organiserende dienst en bracht de verschillende verwachtingen samen in één werkbare planning en taakverdeling. De vaste intake- en draaiboekmethodiek, gecombineerd met korte communicatielijnen en regelmatige opvolging, zorgde voor duidelijke afspraken en een consistente uitstraling van het Belgische voorzitterschap over de verschillende evenementen en locaties heen.

Relevantie van deze referentie

• De organisatie van circa 140 ministeriële, diplomatieke en ambtelijke evenementen in zes maanden toont dat TMAB complexe opdrachten binnen een gevoelige overheids- en beleidscontext gelijktijdig kan voorbereiden en uitvoeren. Parallel organiseerde TMAB in opdracht van Defensie ook tientallen uiteenlopende events met militaire precisie in het kader van dit voorzitterschap.
• TMAB bracht een centrale taskforce, circa 120 interne contactpersonen en uiteenlopende leveranciers samen binnen één werkbare projectstructuur, met duidelijke afspraken over communicatie, protocol, beveiliging, accreditatie, toegankelijkheid en duurzaamheid.
• De opdracht illustreert hoe TMAB institutionele richtlijnen en de BeEU-huisstijl vertaalde naar evenementoplossingen op maat, waarbij iedere bijeenkomst haar eigen doelgroep en inhoud behield en toch deel uitmaakte van één herkenbaar evenementenprogramma.

Visuele referenties en getuigenissen

Een voorbeeld van deze en andere relevante opdrachten, aangevuld met klantengetuigenissen, is opgenomen in de presentatiebrochure van TMAB Business Events: Brochure

Overzicht van de uitgevoerde evenementen

• Visit of the Conference of Presidents to the Belgian Head of State in het Egmontpaleis te Brussel, op 30 november 2023.
• Visit of the College of Commissioners to the Belgian Government in het Egmontpaleis te Brussel, op 5 januari 2024.
• Informal meeting of the EU Trade Ministers in het Paleis voor Schone Kunsten en Egmontpaleis te Brussel, op 22 en 23 januari 2024.
• Informal Ministerial Meeting Foreign Affairs – Gymnich in het Afrikamuseum en Egmontpaleis te Brussel, op 2 en 3 februari 2024.
• Informal Foreign Affairs Council (Development Ministers) in het Magritte Museum, Koninklijk Museum voor Schone Kunsten en Egmontpaleis te Brussel, op 11 en 12 februari 2024.
• Conference 7th Intersessional meeting of UNCITRAL Working Group III on ISDS Reform in het Egmontpaleis te Brussel, op 7 en 8 maart 2024.
• Building an AU-EU Partnership in Global Health for Equitable Access in het Egmontpaleis te Brussel, op 20 maart 2024.
• EU/US Trade Technology Council (TTC), in Abdij van PArk zn Faculty club Leuven , op 4 en 5 april 2024.
• Strong health systems, universal health coverage and social protection: Building Blocks for equitable access in Lamot centrum te Mechelen, op 22 en 23 april 2024.
• Informal General Affairs Council in het Paleis voor Schone Kunsten en het Egmontpaleis te Brussel, op 29 en 30 april 2024.

• Informal meeting of the General Secretaries in het Hortamuseum en Egmontpaleis te Brussel, op 11 en 12 december 2023.
• Extraordinary meeting of EESC (European Economic and Social Committee) in het Egmontpaleis te Brussel, op 30 november 2023.
• Informal meeting Directors European Affairs, in het Magritte Museum, Paleis voor Schone Kunsten en het Egmontpaleis te Brussel, op 18 en 19 januari 2024.
• Informal meeting CONUN Directors (United Nations Working Party) in BIP Brussels en £ Coudenberg te Brussel, op 7 februari 2024.
• Conference Money Talks – The Rule of Law and the EU Budget in Résidence Palace te Brussel, op 8 maart 2024.
• Informal meeting of the Security Policy Directors in het Magritte Museum en het Egmontpaleis te Brussel op 14 en 15 maart 2024.
• Conference on Trade Policy and Critical Raw Materials in het Egmontpaleis te Brussel, op 26 maart 2024.
• Informal Retreat of EU Non-Profileration and Disarmament Directors in het Afrikamuseum en het Egmontpaleis te Brussel, op 9 en 10 april 2024.
• IDA21 EU++ Coordination Meeting in Résidence Palace te Brussel op 10 april 2024.
• Informal COHOM (Working Party on Human Rights) in Predikheren en Dossin Kazerne te Mechelen, op 18 en 19 april 2024.
• Informal meeting Trade Policy Committee Full Members naar Mémorial van Waterloo en Ferme de Mont St. Jean te Waterloo, op 18 en 19 april 2024.
• COTER Spotlight event (Commissie Territoriale Samenhang en EU-begroting) op de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de EU, op 24 april 2024.
• XL EUFASA (European Union Foreign Affairs Spouses, Partners and Families Association) in het Magritte Museum en Egmontpaleis te Brussel, van 12 t.e.m. 14 mei 2024.
• Informal meeting Export Credit Working Group in het Egmontpaleis te Brussel, op 13 mei 2024.
• Informal meeting Trade Policy Committee Services & Investments in IMEC en de Hoorn te Leuven en in het Egmontpaleis te Brussel, op 16 en 17 mei 2024
• EUDIA / European Diplomatic Archives in het Egmontpaleis te Brussel, van 15 t.e.m. 17 mei 2024.
• Consular Crisis Management in het Egmontpaleis te Brussel en Melsbroek, van 20 t.e.m. 22 mei 2024
• Meeting of the EU Member States’ Agents before the Court of Justice of the European Union in het Egmontpaleis en Hortamuseum te Brussel, van 30 mei t.e.m. 1 juni 2024.
• Political Directors meeting in het Egmontpaleis te Brussel, op 3 en 4 juni 2024.
• Civilian CSDP Summer Forum in Club Prince Albert te Brussel, op 4 en 5 juni 2024.
• Informal meeting of the Working Party on Terrorism – International Aspects (COTER) in het Egmontpaleis te Brussel, op 5 juni 2024.
• Informal meeting of the Working Party on restrictive measures to combat terrorism (COMET) in het Egmontpaleis te Brussel, op 5 en 6 juni 2024.
• Informal meeting of Heads of Protocol in het Egmontpaleis te Brussel, op 7 juni 2024.
• DG Meeting in het Afrikamuseum en het Egmontpaleis te Brussel, op 13 en 14 juni 2024.
• EU Law Directors meeting in het Egmontpaleis te Brussel, op 18 en 19 juni 2024.
• EU Cyber Ambassadors meeting in het Egmontpaleis te Brussel, op 20 en 21 juni 2024.
• Conference Side Event COHAFA (Council working party on Humanitarian Aid and Food Aid) in het Egmontpaleis te Brussel, op 20 juni 2024.
• Informal meeting of the Working Party on Latin America and the CARRIBEAN (COLAC) and the Working Party on Transatlantic Relations (COTRA) in Royal Museum of Art & History, op 24 juni 2024.
• Conference Diplomatic Security Colloquium – in het Egmontpaleis en het Stadhuis te Brussel van 24 t.e.m. 26 juni 2024.

• Informal Discussion on Gender and Education op de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de EU, op 31 januari 2024.
• Informal Discussion on fragile contexts op de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de EU, op 13 maart 2024.
• Informal discussion on NDICI Mid Term Evaluation op de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de EU, op 21 mei 2024.

• Lunch VZP – Coreper I in De Beurs te Brussel, op 12 januari 2024.
• Informal Breakfast werkgroep CivCom op de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de EU, op 2 februari 2024.
• Breakfast-workshop werkgroep COHOM op de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de EU, op 13 februari 2024.
• Breakfast werkgroep Juridische Adviseurs op de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de EU, op 15 maart 2024.
• Breakfast-workshop COHOM op de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de EU, op 26 april 2024.
• Informal Breakfast CivCom op de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de EU, op 26 april 2024.

• Seminar werkgroep RELEX (groep raden buitenlandse betrekkingen) op de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de EU, op 1 maart 2024.
• Seminar NATO – EU (COTER) op de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de EU, op 18 maart 2024.
• Informal Seminar Human Rights Due Diligence Policy Implementation and views from Civil Society in het Egmontpaleis te Brussel, op 17 mei 2024.
• Trade seminar – Sustainable Development in het Egmontpaleis te Brussel, op 27 mei 2024.

• Perstrip – Visit of Brussels-based EU Correspondents to the Belgian Presidency naar Brussel, Charleroi, Rixensart en Antwerpen, van 8 t.e.m. 10 januari 2024.
• Trip Coreper II naar Sint-Pieters-Woluwe, Waver, Mont-St. Guibert, Ottignies-Louvain-La-Neuve, Leuven, Linden en Tervuren, van 25 t.e.m. 27 april 2024.
• Trip Coreper I naar Brussel, Antwerpen, Brugelette en Sint-Pieters-Leeuw, van 16 t.e.m. 18 mei 2024.
• Trip COPS naar Auderghem, Oostende, Zeebrugge, Luik en Herstal, van 12 t.e.m. 14 juni 2024.

• Attaché Trip CODEV/ACP (groep ontwikkelingssamenwerking en internationale partnerschappen) in het Instituut voor Tropische Geneeskunde, Wortelkolonie en KMSKA te Antwerpen van 28 februari t.e.m. 1 maart 2024.
• Attaché Trip RELEX & RELEX Sanctions in het Egmontpaleis te Brussel en in het Havenhuis, boot Lillo en De Munt te Antwerpen van 17 t.e.m. 19 maart 2024.
• Attaché Trip WPUK (Working Party on the United Kingdom) te Zeebrugge, Oostende en Wiels beke, op 18 en 19 april 2024.
• Attaché Trip HYBRID in het Hannah Arendt Insituut, Salons van Dijck en Dossin Kazerne te Mechelen van 24 t.e.m. 26 april 2024.
• Attaché Trip EUMSS (Working Party on Maritime Issues) naar Marinebasis Zeebrugge, NJORD, Port of Antwerp-Bruges en Naval Academy te Zeebrugge en Oostende, op 16 en 17 mei 2024.
• Attaché Trip CYBER te Gent, Jupille-sur-Ourthe, Rédu en Brussel, van 22 t.e.m. 24 mei 2024.
• Attaché Trip Informal COHAFA in het Egmontpaleis te Brussel en het Instituut voor Tropische Geneeskunde te Antwerpen, op 28 en 29 mei 2024.
• Attaché Trip PMG (Politiek-militaire werkgroep) naar de Citadel en Domaine de Ronchinne te Dinant, Aerospacelab te Louvain-La-Neuve en skeyes te Steenokkerzeel, van 29 t. e.m. 31 mei 2024.
• Attaché Trip WP GAC te Brussel, Spa en Eupen, op 30 en 31 mei 2024.
• Attaché Trip CivCom (Comité voor de civiele aspecten van crisisbeheersing) naar de Nationale Bank te Brussel, Provinciaal Paleis te Namen en Caserne van Amay, van 11 t.e.m. 13 juni 2024.

• Away Day COPS (het politiek en veiligheidscomité) naar SABCA te Brussel, op 11 januari 2024.
• Away Day COEFTA (Working Party on European Free Trade Association), naar Luik, op 31 januari 2024.
• Away day COEST (Groep Oost-Europa en Centraal-Azië) naar Den Haag, op 8 maart 2024.
• Away Day Comité EPF (European Peace Facility) naar Limburg en Leuven, van 12 t.e.m. 14 maart 2024.
• Away Day Relex-HQ (groep raden buitenlandse betrekkingen) naar Het Havenhuis en het MAS te Antwerpen, op 26 april 2024.
• Away Day Reconstruction naar DOVO, Tweebronnen en Martin’s Klooster te Leuven, op 24 mei 2024.
• Away Day FREMP (werkgroep grondrechten, burgerrechten en verkeer van personen) naar Breendonk en Mechelen, op 28 mei 2024.
• Away Day COEFTA naar Luik, op 29 mei 2024.
• Away Day MaMa-MOG (werkgroep Midden-Oosten/Golf) naar Museum fvoor Koninklijke Kunst en Geschiedenis te Brussel, op 27 juni 2024.

• Openingsreceptie VZP op de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de EU te Brussel, op 3 januari 2024.
• Openingsreceptie werkgroep CYBER in BeCentral te Brussel, op 10 januari 2024.
• Openingsreceptie werkgroep VZP – Cops (high-level) in Club des guides te Brussel, op 10 januari 2024.
• Openingsreceptie werkgroep CODEV/ACP op de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de EU, op 22 januari 2024.
• Openingsreceptie werkgroepen EUMSS, PMG, EPF, CivCom, RELEX in het Stadhuis van Sint-Gillis, op 23 januari 2024.
• Openingsreceptie werkgroepen COELA, COWEB en COEST op de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de EU, op 24 januari 2024.
• Openingsreceptie werkgroepen COASI, COAFR, HYBRID en het NCCN (Crisiscentrum) in het Instituut voor Natuurwetenschappen te Brussel, op 29 januari 2024.
• Openingsreceptie ter gelegenheid van de eerste COCON WP onder Belgisch voorzitterschap op de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de EU, op 7 februari 2024.
• Openingsreceptie werkgroep MaMa-MOG op de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de EU, op 8 februari 2024.
• Openingsreceptie werkgroepen COTRA en COLAC op de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de EU, op 15 februari 2024.
• Openingsreceptie werkgroepen COEFTA en WPUK in La Rose Blanche te Brussel, op 19 maart 2024.
• Slotreceptie werkgroep Juridische Adviseurs op de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de EU, op 18 juni 2024.
• Slotreceptie werkgroepen COEFTA en WPUK in het Brouwerhuis te Brussel, op 20 juni 2024.
• Slotreceptie VZP – COPS (high-level) in het Academiënpaleis te Brussel, op 20 juni 2024.
• Slotreceptie werkgroepen EUMSS, PMG, Comité EPF, CivCom, RELEX in De Munt te Brussel, op 20 juni 2024.
• Slotreceptie VZP – Coreper I (comité van permanente vertegenwoordigers) in Museum Wiels te Brussel, op 20 juni 2024.
• Slotreceptie werkgroepen CODEV, ACP en COAFR in Museum voor Kunst en Geschiedenis op 27 juni 2024.